В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Внедрение электронного офиса предполагает изменение технологии работы с документами, т.е. замену ручной методов обработки документов автоматизированными процедурами.
Внедряемая информационная система в любом случае затронет существующую (сложившуюся в организации) технологию работы. Естественный путь - перепроектирование сложившейся технологии работы персонала с бумажными документами с учетом возможностей современных автоматизированных технологий.
Информационное обеспечение должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.
База данных документов становится элементом централизованной базы данных организации и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в том числе и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:

• централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации,
• хранение документов в электронном виде в различных форматах,
• ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.),
• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов,
• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения,
• возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнито-оптические и библиотеки лазерных компакт- дисков.

• систему управления хранением документов - программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом).
• систему управления документооборотом - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.,
• набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных таблиц и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес- приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию),
• систему экспорта / импорта документов.

Рис. 1. Архитектура электронного офиса

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:

• осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности),
• осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемых системой.

Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий, получение целостного механизма управления деятельностью организации - через систему управления документооборотом до каждого исполнителя доводится информация о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять. Через систему управления документооборотом руководство организации получает возможность распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями
Доставленные на рабочие места исполнителей документы и поручения выстраиваются в список работ, который должен выполнить исполнитель. Выбирая из списка соответствующую работу, он "погружается" именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).
Такая модель программного обеспечения (для ее обозначения мы используем термин "активное ПО") принципиально отличается от традиционной модели "пассивного ПО" - лишь предоставляющего возможность пользователю выполнить те или иные функции, а не планирующего и контролирующего какие функции и когда необходимо выполнить.

Сколько организаций - столько технологий управления. Чем обеспечить возможность адаптации программного обеспечения к специфике его эксплуатации? Наш подход - проектирование электронного офиса в виде CASE-модели, снабженной средствами автоматической генерации программного кода.
Внедрению информационной системы предшествует этап предпроектного обследования и анализа с целью построения формальных моделей функционирования объекта автоматизации.
При этом решаются три основные задачи:

• построение модели существующей в организации технологии работы - формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения,
• на основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования.
• разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы - определяется набор автоматизируемых функций, структура единой информационной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д.

Использование инструментальной среды проектирования, включающей case/4/0 фирмы MicroTool и Delphi фирмы Borland, при разработке законченного офисного решения для автоматизации делопроизводства LanDocs позволило добиться:

• охвата всех этапов жизненного цикла продукта, начиная с анализа предметной области и кончая генерацией кода и сопровождением системы,
• интеграции компонент до уровня, при котором модификация программной системы осуществляется путем редактирования параметров CASE-моделей без изменения программных текстов,
• единства методики системного анализа и проектирования, гарантирующего получение положительного результата персоналом средней квалификации,
• низкой совокупной цены законченного решения.

• Регистрация документов.
• Управление хранением документов, интеграция с разнообразными офисными приложениями (MS Word, MS Excel, TWAIN-сканирование и др.)
• Контроль этапов разработки документа.
• Навигация и поиск документов в хранилище.
• Обмен документами, сообщениями и заданиями.
• Контроль исполнения документов и заданий. Контроль отчетов по заданию (поручению).Управление почтовыми ящиками.
• Настройка на организационную иерархию предприятия
• Настройка на должностную структуру подразделений.
• Регламентация доступа к документам и функциям системы.
• Архивирование и разархивирование документов.

Этапы системного анализа и системного проектирования были выполнены средствами case/4/0.
На этапе системного анализа последовательно разрабатывались модели: "сущность - связь" (ER-модель), модель структуры данных, модель функциональной структуры, модель потоков данных.
На этапе системного проектирования были разработаны модель структуры модулей системы, реляционная модель данных.
Для осуществления кодогенерации были разработаны:

• функции генерации командного файла для создания структуры базы данных для Watcom SQL 4.0,
• функции генерации программных текстов и экранных форм для Delphi.

• скорость разработки
• открытость для подключения высокотехнологичных программных и аппаратных компонент
• возможности устойчивого развития и долговременного сопровождения разработки (в том числе, силами специалистов той организации, где она внедрена)

ЛАНИТ
Тел.:(095) 267-30-38 Факс: (095) 261-57-81;
E-mail : lanit@lanit.msk.su